Postin osoitetietojärjestelmästä vastaa Posti Jakelu Oy
Posti Jakelu Oy (jäljempänä Posti) kerää, luovuttaa ja muulla tavoin käsittelee osoitetietojärjestelmän henkilötietoja postilain, tietosuojalainsäädännön ja muun soveltuvan lainsäädännön perusteella sekä henkilön suostumuksella, toimeksiannosta taikka asiakassuhteen perusteella.
Osoitetietojärjestelmän tietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Osoitetietojärjestelmän käyttötarkoituksena on viestinvälitys ja siihen liittyvien palveluiden hoitaminen. Tietoja käsitellään postilain mukaiseen postitoimintaan sekä pakettien, tavaralähetysten, lehtien ja muiden fyysisten lähetysten sekä sähköpostiviestien, tekstiviestien, puhelujen ja muiden sähköisten viestien lähettämiseen, ohjaamiseen, välittämiseen ja vastaanottamiseen liittyvien palvelujen tuottaminen viestien lähettäjille ja vastaanottajille.
Osoitetietojärjestelmässä olevia postin edelleenlähetys-, jakelun keskeytys- ja muiden vastaavien Postin palvelujen osalta asiakassuhde syntyy toisaalta Postin ja toisaalta tilaajan ja kaikkien niiden täysi-ikäisten henkilöiden kesken, joille tilaaja on samalla tilannut palvelun. Asiakassuhdetta ei synny, jos henkilö ilmoittaa Postille pelkän fyysisten lähetysten osoitteenmuutoksen tilaamatta lisäpalvelua.
Asiakastietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti Postin asiakassuhteiden hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, laskutukseen, raportointiin sekä Postin kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden ja sen yhteistyökumppaneiden tuotteista ja palveluista tiedottamiseen ja markkinointiin sekä markkinatutkimuksiin. Esim. kesäosoitepalvelun asiakkaalle Postin voi tarjota jakelua postilaatikon sijasta kesäasuntoon asti ja Postin yhteistyökumppanina oleva kesäpaikkakunta tai kyläkauppa voi lähettää mainoksia ja tiedotteita.
Osoitetietojärjestelmän tietoja käsitellään lisäksi viestinvälityspalvelujen osapuolten tunnistamiseksi, palvelujen tietoturvasta huolehtimiseksi ja väärinkäytösten havaitsemiseksi, estämiseksi ja selvittämiseksi, teknisten vikojen ja puutteiden havaitsemiseksi ja korjaamiseksi, asiakastuen antamiseksi lähettäjille ja vastaanottajille sekä viestinvälityspalvelujen ja -järjestelmien ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.
Käsittelyn oikeusperusteena ovat edellä kerrotuissa tilanteissa Postin lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen (esimerkiksi postilaki ja kirjanpitolaki), asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattaminen tai Postin oikeutetun edun vuoksi (esimerkiksi markkinointiin liittyen).
Osoitetietojärjestelmässä pidetään vain viestinvälityspalveluissa tarpeellisia tietoja
Osoitetietojärjestelmä sisältää alla kuvattuihin ryhmiin kuuluvia henkilöiden nimi-, ja osoite- ja muita yhteystietoja; viestien lähettämisessä, ohjauksessa, välityksessä, viestien perille toimittamisessa ja vastaanottamisessa tarpeellisia tietoja sekä asiakassuhteen hoitamiseksi tarvittavia tietoja:
henkilön perustiedot (nimet, henkilötunnus, kieli)
osoitetiedot - fyysiset osoite- ja sijaintitiedot - rakennustiedot - muut osoitetiedot
puhelinnumerot
sähköpostiosoitteet
viestien ohjaustiedot sekä yhteystietojen ylläpitämiseksi ja viestinvälityspalvelujen toteuttamiseksi tarvittavat tekniset yksilöinti- ja aputiedot
Henkilön antamat osoitetietojärjestelmän tietojen käsittelyä koskevat luvat ja kiellot
asiakastiedot (mm. sopimus-, tilaus-, palvelun tuottamis- ja laskutustiedot)
Henkilötunnusta tarvitaan samannimisten henkilöiden erottamiseksi toisistaan. Tunnuksen avulla varmistetaan myös järjestelmän luotettavuus ja hallittavuus sekä Postin jakelu- ja osoitepalvelujen virheettömyys.
Luotettavat tietolähteet
Perustiedot; Posti saa postilain 38 §:n sekä väestötietolain ja väestörekisterikeskuksen päätöksen nojalla väestörekisteristä.
Osoitetiedot; Posti kerää postilain 38 §:n perusteella ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilöiltä itseltään.
Fyysisiä osoitteita ylläpidetään myös jakelutoiminnasta sekä talo- ja kiinteistöyhtiöiltä saatujen tietojen perusteella. Rakennustiedot Posti saa postilain 38 §:n sekä väestötietolain ja väestörekisterikeskuksen päätöksen nojalla rakennus- ja huoneistorekisteristä. Tiedot kaavoituksen perusteella syntyvistä uusista osoitteista sekä kartta- ja sijaintitietoja Posti saa väestörekisterikeskukselta, kunnilta, tiehallinnolta, maanmittauslaitokselta ja muilta vastaavilta tahoilta.
Ohjaustiedot; Posti saa viestien vastaanottajilta ja lähettäjiltä sekä viestinvälitysprosessista.
Kiellot ja suostumukset; Posti rekisteröi henkilön antaman ilmoituksen perusteella, lisäksi mainoskieltotietoja ylläpidetään myös jakelutoiminnasta.
Asiakastiedot syntyvät sopimusten, tilausten ja tilattujen palvelujen käytön yhteydessä.
Turvallinen tietojen luovutus
Posti välittää osoitetietojärjestelmästä henkilöiden yhteystietoja viestinvälitystarkoitusta varten seuraavasti:
yhteystietojen korjauksia vain niille yrityksille, viranomaisille ja järjestöille, joilla on jo ennestään henkilön yhteystieto, esim. asiakas- tai jäsensuhteen hoitamista varten tai muulla laillisella perusteella: - postilain perusteella henkilön nimi- ja osoitetietoja; - henkilön suostumuksen tai toimeksiannon perusteella lähettäjien tarvitsemat viestin ohjaustiedot; - oikeutetun edun perusteella mainoskieltotiedot; sekä - postilain perusteella nimi- ja osoitetiedot sekä tiedot jakelun muutoksia koskevista toimeksiannoista toiselle postiyritykselle postitoiminnan hoitamista varten
muutoin vain henkilön erikseen antaman toimeksiannon tai suostumuksen perusteella.
Tietojen luovuttamisen osoitteiden tarkistamis- ja korjaamispalvelujen yhteydessä voi kieltää.
Yhteystietojen ylläpitopalvelua käyttävien organisaatioiden kulloinkin voimassa oleva lista löytyy osoitteesta www.posti.fi .
Liikenne- ja viestintävirasto (Traficom) ylläpitää postitoimintarekisteriä ilmoituksen tehneistä postiyrityksistä, joilla on oikeus saada osoitetietoja.
Posti ei luovuta henkilötunnuksia.
Osoitetietojärjestelmästä ei poimita kohderyhmiä suoramarkkinointikampanjoihin. Eri yritysten suoramarkkinoinnin voi kieltää ilmoittamalla kiellon suoraan ko. yrityksille. Myös Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitolle voi tehdä sen jäsenyrityksiä koskevan suoramarkkinointikiellon.
Posti voi luovuttaa osoitetietojärjestelmässä olevia asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa (esim. kesäosoitepalvelun asiakkaiden nimi- ja osoitetietoja Postin yhteistyökumppanina olevan kesäpaikkakunnan tai kyläkaupan mainoksia ja tiedotteita varten).
Lähetysten käsittelyn yhteydessä osoitetietoja voivat nähdä myös Postin alihankkijana toimivat jakeluyritykset tai Postin toimipisteitä hoitavat yhteistyökumppanit.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista sijaitsee fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja voidaan tällöin siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät yritykset, viranomaiset ja järjestöt ovat solmineet Postin kanssa sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn. Siirrettäessä tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kyseessä ole EU-komission arvioinnin mukaan riittävän tietosuojan tason maa, henkilötietojen turvaaminen tapahtuu EU-komission hyväksymiä mallisopimuksia käyttämällä.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja säilytysaika
Posti säilyttää tiedot tietokannoissa, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Osoitetietojärjestelmän Internet-käyttö on suojattu ja varmennettu henkilötietolain edellyttämien periaatteiden mukaisesti. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Osoitetietojärjestelmässä oleva tieto poistetaan postilain mukaisesti viimeistään 20 vuoden kuluttua siitä, kun Posti on saanut tiedon siinä tapahtuneesta muutoksesta (15.9.2017 asti säilytysaika oli 10 vuotta). Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen kirjanpitolain nojalla enintään 6 vuoden ajan.