Henkilötietojen käsittelystä Postin kampanjarekisterissä vastaavat yhteisrekisterinpitäjinä Posti Oy ja Posti Jakelu Oy (yhdessä ”Posti”) Yhteisrekisterinpitäjien keskinäinen vastuu jakautuu palvelun tarjoavan yrityksen mukaan. Palvelun tarjoava yritys kerrotaan tuote-ehdoissa, Postin sivuilla tai palvelun yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Posti käsittelee henkilötietoja Postin ja sen konserniyhtiöiden markkinointiin, suoramainontaan ja -kampanjoihin, mielipide- tai markkinatutkimukseen sekä näihin rinnastettavissa oleviin toimenpiteisiin. Voimme lähettää uutiskirjeitä, kutsuja ja tiedotteita myös sähköisiä kanavia käyttäen. Posti voi luovuttaa tiedot kolmannen osapuolen käsiteltäväksi.Tietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus ja Postin oikeutettu etu.
Kampanjarekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika
Kampanjarekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:
Etunimi ja sukunimi
Syntymävuosi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Suoramarkkinointilupaa ja -kieltoa koskevat tiedot
Markkinointiin liittyvä rekisteröityä koskeva muu tunnistetieto
Tietojen muutos/päivitystiedot
Kampanjarekisterin tietoja säilytetään, kunnes rekisteröity pyytää niiden poistamista tai peruuttaa Postin uutiskirjeen tilauksen. Henkilötietojasi ei voida poistaa kampanjarekisteristä niin kauan kuin sinulla on voimassa sopimus sähköisistä kuluttajapalveluista, sillä opt-out-merkinnän säilyttäminen varmistaa sen, ettei sinulle lähetetä asiakkuudestasi huolimatta suoramarkkinointia.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin asiakkaalta itseltään esimerkiksi osallistuttaessa Postin ja mahdollisesti sen yhteistyökumppaneiden järjestämiin markkinointikampanjoihin, -kilpailuihin, -kyselyihin tai muihin vastaaviin markkinointitoimenpiteisiin.Rekisteritietoja voidaan korjata ja päivittää Postin, sen konserniyhtiöiden ja yhteistyökumppanien rekistereistä sekä tiedoilla Väestörekisterikeskuksen järjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä ja ASML Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Turvallinen tietojen luovutus
Posti voi luovuttaa rekisteritietoja markkinointi- ja asiakaspalvelutarkoituksiin sen konserniyhtiöille. Kampanjarekisterin tietoja voivat käsitellä myös Postin alihankkijana toimivat yritykset.Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista sijaitsee fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja voidaan tällöin siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet Postin kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Kampanjarekisterin tietokannat on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoihin pääsevät vain Posti Group -konsernin palveluksessa olevat henkilöt tai sen valtuuttamat toimijat, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Posti edellyttää sekä henkilöstöltään että yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista tietojen käsittelyyn luottamuksellisina.