Henkilötietojen käsittelystä Postin kampanjarekisterissä vastaavat yhteisrekisterinpitäjinä Posti Oy ja Posti Jakelu Oy (yhdessä ”Posti”) Yhteisrekisterinpitäjien keskinäinen vastuu jakautuu palvelun tarjoavan yrityksen mukaan. Palvelun tarjoava yritys kerrotaan tuote-ehdoissa, Postin verkkosivuilla taikka palvelun yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Posti käsittelee henkilötietoja Postin ja sen konserniyhtiöiden markkinointiin, suoramainontaan ja -kampanjoihin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä näihin rinnastettavissa oleviin toimenpiteisiin. Tutkimuksia saatetaan kohdentaa ja personoida. Tutkimuksissa kerättyjä tietoja käytetään tutkimusten kohteena olevan seikan analysointiin, ennustamiseen, ryhmittelyyn, kehittämiseen, tilastointiin ja raportointiin. Tutkimusten vastauksia käytetään myös profilointiin. Profiloinnilla tarkoitetaan sellaista henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan joitakin rekisteröidyn henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profiloinnilla toteutetaan Postin oikeutettua etua lisätä asiakasymmärrystään sekä kehittää palvelujaan ja tuotteitaan asiakaslähtöisesti.
Henkilötietoja käytetään viestinnän toteuttamiseen ja seurantaan. Uutiskirjeitä, kutsuja ja tiedotteita lähetetään myös sähköisiä kanavia käyttäen. Henkilötietoja voidaan käyttää arvontojen toteuttamiseen sekä palkintojen ja palkkioiden toimittamiseen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn ja Postin oikeusturvan varmistamiseksi sekä lainsäädäntöön perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi (esim. arvontojen yhteydessä kirjanpitolain ja verosäännösten mukaisesti).
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on käsittelyn tarkoituksesta ja/tai henkilötiedosta riippuen rekisteröidyn suostumus, Postin oikeutettu etu tai lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (esim. kirjanpitolaki, verolainsäädäntö).
Kampanjarekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika
Kampanjarekisteri voi sisältää henkilötietojen käsittelytarkoituksesta riippuen seuraavia tietoja: • Etunimi ja sukunimi • Syntymävuosi • Osoite • Puhelinnumero • Sähköpostiosoite • Suoramarkkinointisuostumusta ja -kieltoa koskevat tiedot • Muut suostumusta koskevat tahdonilmaisut • Tietojen muutos/päivitystiedot • Kontaktihistoria • Osallistuminen kampanjoihin, tutkimuksiin ja arvontoihin • Tutkimusten yhteydessä annetut vastaukset, keskustelut ja kommentit sekä tutkimusten mahdolliset ääni- ja kuvatallenteet • Ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot • Arvontaan osallistumiseksi annetut vastaukset ja toimitettu materiaali • Arvontapalkinnon toimittamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. vaatekoko) • Henkilötunnus (kun tarpeen esim. verotuksellisista syistä mahdollisten palkkioiden ja palkintojen suorittamista varten)
Kampanjarekisterissä säilytetään ainoastaan Postin toiminnan ja henkilötietojen käsittelytarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelytarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat erilaisten toimenpiteiden toteuttamiselle (esim. lakisääteinen vanhentumisaika tai kanneaika).
Erilaisissa tutkimuksissa ja arvonnoissa kerättyjä henkilötietoja säilytetään yleensä enintään vuoden ajan tietojen keräämisestä tai jatkuvamman tiedonkeruun päättymisestä. Arvontapöytäkirjoja säilytetään kuluvan vuoden ja sitä seuraavan viiden vuoden ajan. Palkkioiden suorittamiseen ja arvontoihin liittyviä lakisääteisiä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan.
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, kyseiset henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn peruuttaessa suostumuksen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi osallistuttaessa Postin ja mahdollisesti sen yhteistyökumppaneiden järjestämiin markkinointikampanjoihin, -kilpailuihin, -kyselyihin, arvontoihin tai muihin vastaaviin markkinointitoimenpiteisiin. Rekisteröityyn liittyviä tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään myös tutkimuksiin ilmoittautumisen ja tutkimuksen yhteydessä sekä palkkion/palkinnon toimittamisen yhteydessä.
Rekisteritietoja voidaan korjata ja päivittää Postin, sen konserniyhtiöiden ja yhteistyökumppanien rekistereistä sekä tiedoilla Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä ja ASML Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Turvallinen tietojen luovutus
Posti voi luovuttaa rekisteritietoja markkinointi- ja asiakaspalvelutarkoituksiin sen konserniyhtiöille. Kampanjarekisterin tietoja voivat käsitellä myös Postin alihankkijana toimivat yritykset.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi osa tiedoista sijaitsee fyysisesti ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja voidaan tällöin siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet Postin kanssa EU-komission hyväksymät vakiolausekkeet sisältävän sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn, tai kyseeseen tulee muu tietosuojalainsäädännön sallima siirtomekanismi.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Kampanjarekisterin tietokannat on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoihin pääsevät vain Posti Group -konsernin palveluksessa olevat henkilöt tai sen valtuuttamat toimijat, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Posti edellyttää sekä henkilöstöltään että yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista tietojen käsittelyyn luottamuksellisina.