Behandlingen av personuppgifter i Postis kampanjregister utförs gemensamt av Posti Ab och Posti Distribution Ab (tillsammans ”Posti”) som gemensamt personuppgiftsansvariga. Ansvarsuppdelningen mellan de gemensamt ansvariga parterna beror på vilket företag som tillhandahåller tjänsten. Det företag som erbjuder tjänsten anges i produktvillkoren, på Postis webbplats eller i samband med tjänsten.
Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter
Posti behandlar personuppgifter för Postis och dess koncernbolags marknadsföring, direktmarknadsföring och kampanjer, opinions- och marknadsundersökningar samt därmed jämförbara åtgärder. Undersökningar kan riktas och personaliseras. Uppgifter som samlas in i undersökningar används för analys, prognoser, segmentering, utveckling, statistik och rapportering av den undersökta företeelsen. Svar på undersökningar används också för profilering. Profilering innebär automatiserad behandling av personuppgifter för att bedöma vissa personliga egenskaper hos den registrerade. Profileringen utförs för att tillgodose Postis berättigade intresse av att öka kundförståelsen samt utveckla sina tjänster och produkter kundorienterat.
Personuppgifter används för genomförande och uppföljning av kommunikation. Nyhetsbrev, inbjudningar och meddelanden kan även skickas via elektroniska kanaler. Personuppgifter kan också användas för att genomföra lotterier samt för att leverera priser och belöningar. Dessutom behandlas personuppgifter för att säkerställa rättsskyddet för den registrerade och Posti samt för att uppfylla lagstadgade skyldigheter och myndighetsföreskrifter (t.ex. enligt bokföringslagen och skatteregler i samband med lotterier).
Grunden för behandlingen av personuppgifter är beroende på ändamålet med behandlingen och/eller personuppgiften den registrerades samtycke, Postis berättigade intresse eller efterlevnad av en lagstadgad skyldighet (t.ex. bokföringslagen, skattelagstiftning).
Uppgifter som behandlas i kampanjregistret och deras lagringstid
Kampanjregistret kan innehålla följande uppgifter beroende på ändamålet med behandlingen av personuppgifter:
Förnamn och efternamn
Födelseår
Adress
Telefonnummer
E-postadress
Uppgifter om direktmarknadsföringstillstånd eller -förbud
Andra samtyckesrelaterade yttranden
Uppgifter om ändring/uppdatering av personuppgifterna
Kontakthistorik
Deltagande i kampanjer, undersökningar och lotterier
Svar, samtal och kommentarer som lämnas i samband med undersökningar samt eventuella ljud- och bildupptagningar från undersökningar
Segmenteringsuppgifter och andra uppgifter som härleds genom analys
Svar och material som lämnas för deltagande i lotterier
Uppgifter som är nödvändiga för leverans av lotteripriser (t.ex. klädstorlek)
Personnummer (vid behov t.ex. av skattemässiga skäl för betalning av eventuella belöningar och priser)
I kampanjregistret lagras endast sådana uppgifter som är nödvändiga för Postis verksamhet och ändamålen med behandlingen av personuppgifter, för vilka det finns rättsliga förutsättningar för behandlingen. Lagringstiden för personuppgifter bestäms utifrån ändamålet med behandlingen och/eller personuppgiften. Lagringstiden påverkas även av lagstadgade krav på lagring av personuppgifter samt andra tidsfrister som fastställer lagringstiden för genomförandet av olika åtgärder (t.ex. lagstadgad preskriptionstid eller förfallotid).
Personuppgifter som samlas in i olika undersökningar och lotterier lagras vanligtvis högst ett år efter att uppgifterna samlats in eller den kontinuerliga datainsamlingen avslutats. Lotteriprotokoll lagras under innevarande år och de följande fem åren. Lagstadgade uppgifter som hänför sig till betalningar av ersättningar och lotterier lagras enligt bokföringslagen under innevarande år och de följande sex åren.
I den mån behandlingen av personuppgifter baseras på samtycke raderas sådana personuppgifter när den registrerade återkallar sitt samtycke.
Regelmässiga datakällor
Uppgifterna i registret kommer från den registrerade själv, till exempel när denne deltar i marknadsföringskampanjer, tävlingar, enkäter, lotterier eller andra motsvarande marknadsföringsåtgärder som arrangeras av Posti eller eventuellt av Postis samarbetspartner. Uppgifter som hänför sig till den registrerade samlas in från den registrerade även i samband med anmälan till undersökningar och i samband med undersökningen samt vid leverans av ersättning/pris.
Uppgifterna i registret kan rättas och uppdateras med uppgifter från Postis, dess koncernbolags och samarbetspartners register samt från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas Befolkningsdatasystem, Postis adressuppgiftssystem och ett förbudsregister som förs av ASML Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto samt andra motsvarande offentliga och privata register.
Säkert utlämnande av uppgifter
Posti kan lämna ut registeruppgifter till sina koncernbolag för marknadsförings- och kundtjänstsyften. Kampanjregistrets uppgifter kan också behandlas av företag som fungerar som underleverantörer till Posti.
På grund av det tekniska genomförandet av behandlingen av uppgifter finns en del av uppgifterna fysiskt på utomstående underleverantörers servrar eller enheter, där de behandlas med hjälp av en teknisk anslutning. Personuppgifter kan i sådana fall överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. En förutsättning för överlåtelse och överföring av uppgifter är alltid att de parter som tar emot och behandlar uppgifter har ingått ett avtal med Posti som innehåller de standardklausuler som godkänts av EU-kommissionen och som säkerställer att uppgifterna behandlas lagenligt, eller att en annan överföringsmekanism enligt dataskyddslagstiftningen används.
Principer för skydd av registret
Kampanjregistrets databaser skyddas med personliga användarnamn och lösenord. Endast personer som är anställda av eller auktoriserade av Posti Group-koncernen och som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter har tillgång till uppgifterna. Posti förutsätter att både dess personal och samarbetspartner förbinder sig att behandla uppgifterna konfidentiellt.