För Postis försändelseuppföljning ansvarar tillsammans Posti Ab och Posti Distribution Ab (nedan Posti)
Posti samlar in, lämnar ut och behandlar på andra sätt personuppgifter rörande försändelser i enlighet med postlagen, dataskyddslagstiftningen och övrig tillämplig lagstiftning samt med en persons samtycke, på uppdrag av en person eller utifrån ett kundförhållande.
Det gemensamma personuppgiftsansvaret delas på basen av det företag som erbjuder tjänsten. Företaget som erbjuder tjänsten nämns i produktvillkoren, på Postis sidor eller i samband med tjänsten.
Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna:
Vid försändelseuppföljningen behandlas uppgifter rörande leveransen av försändelser
Användningssyftet med försändelseuppföljningen är att följa upp gången av försändelser som lämnats till Posti för leverans och möjliggöra korrekt överlämnande samt eventuell betalning i anslutning till överlämnandet. Dessutom är syftet att samla in och förmedla händelseinformation i realtid om eventuella avvikelser i leveransernas gång
för att informera försändelsens adressat om att försändelsen ankommit för leverans eller hämtning,
för att informera avsändaren om att försändelsen överlämnats,
internt för Postis medarbetare för processtyrning, kvalitetskontroll, säkerhet, drift och utveckling av tjänsten och systemet samt
för andra post- och transportföretag för processtyrning samt för myndigheterna.
Informationen från försändelseuppföljningen kan även användas för kundenkäter för att utveckla Postis tjänster och för kvalitetskontroll.
Vi behandlar personuppgifterna i de ovan beskrivna situationerna för att fullgöra Postis rättsliga skyldigheter (t.ex. postlagen och bokföringslagen), för att fullfölja ett avtal med kunden eller av hänsyn till Postis berättigade intresse (till exempel kundenkäter, produktutveckling och statistikföring).
Uppgifter som behandlas och tiden för deras lagring
I Postis distribution och sorteringsprocess uppstår personuppgifter som består av postmottagarens försändelsespecifika händelse- och identifikationsuppgifter samt av bildmaterial som används för detta syfte.
Uppgifter om enskilda försändelseleveranser lagras i systemet från leveransprocessens början till försändelsens överlämnande samt under den reklamationstid (18 månader) som gäller för försändelsen från och med överlämnandet samt för redogörelser för myndigheter. Uppgifter rörandet överlämnandet av försändelsen och digitaliserade bilder av överlämningshandlingar på papper lagras i 3 år och 3 månader.
Uppgifter rörande överlämnandet av försändelsen kan vara:
en identifierare som specificerar försändelsen
försändelsens klassificering (tjänst och tilläggstjänst) i enlighet med Postis tjänsteslag
försändelsens vikt och eventuella assuransvärde
adressatens namn- och kontaktuppgifter, som adress, telefonnummer och/eller e-postadress
namnuppgift för försändelsens kvitterare och bild på underskriften
personbeteckning eller dess slutdel samt uppgift om den handling med vilken identiteten har kontrollerats
uppgifter om försändelsens innehåll och förtullning.
En fullmakt som utfärdats för mottagning av en enskild försändelse lagras i 3 år och 3 månader och en fullmakt som utfärdats för viss tid i 6 år.
Vid försändelseuppföljningen behandlas följande uppgifter rörande försändelser: Uppgifter om leveransen av försändelsen:
en identifierare som specificerar försändelsen
försändelsens klassificering (tjänst och tilläggstjänst) i enlighet med Postis tjänsteslag
försändelsens vikt och värde
mottagningsadressens postnummer
uppgifter om försändelsens innehåll och förtullning.
Om avsändaren har lämnat försändelsens följeuppgifter elektroniskt, sparas även:
adressatens förnamn och efternamn och/eller företagets eller organisationens namn och FO-nummer, postadress, telefonnummer och/eller e-postadress för leverans av en elektronisk ankomstavi
avsändarens förnamn och efternamn och/eller företagets eller organisationens namn och FO-nummer, postadress och telefonnummer
tidpunkten för överlämnandet vid leveranshändelsen (datum och klockslag)
identifikationsuppgift för den som genomför överlämnandet
Om mottagningskvittering ingår i tjänsten för den försändelse som följs upp, sparas även:
adressatens förnamn och efternamn, personbeteckning eller personbeteckningens slutdel och underskrift. Om adressaten har gett en fullmakt, sparas även den befullmäktigades namn och personbeteckning samt uppgifter om fullmaktens innehåll.
Om överlämnandet av försändelsen förutsätter en betalning (till exempel postförskottsförsändelser, tullpliktiga försändelser), kan registret innehålla betalningsmottagarens eller betalarens konto- eller andra betalningsförbindelseuppgifter som anknyter till betalningen. Uppgifterna lagras under den tid som bokföringslagen förutsätter, i högst sex år.
Datakällor
Postis process bildar en del av ovan nämnda uppgifter. En del av uppgifterna kommer från andra post- och transportföretag.
Försändelsens avsändare levererar de uppgifter som behövs från fall till fall för att försändelsen ska kunna levereras.
Om tjänsten omfattar kvittering av mottagning och identitetskontroll, ger försändelsens adressat ovan nämnda uppgifter till Posti för arkivering antingen på en pappersverifikat eller i elektroniskt format då försändelsen överlämnas. Adressaten kan ge Posti en fullmakt för mottagning av en enskild försändelse eller allmänt för mottagning av post. En bild på fullmakten sparas i Postis elektroniska arkiv.
Uppgifter lämnas endast ut i anslutning till leverans av försändelsen
Uppgifter om enskilda leveranser lämnas ut från Postis system för försändelseuppföljning via den offentliga nättjänsten endast med hjälp av försändelsekod, utan närmare person- eller specifikationsuppgifter.
Styruppgifter om försändelser förmedlas till andra post- och transportföretag (avsändarens och adressatens namn- och adressuppgifter, telefonnummer och/eller e-postadress) för att tjänsten ska kunna genomföras. Även utredningen av situationer med förkomna, skadade och försenade försändelser kan förutsätta att personuppgifterna förmedlas till andra post- och transportföretag.
Alla uppgifter om försändelsen, med undantag för personbeteckningen, kan lämnas ut till avsändaren.
Den offentliga nättjänsten kan användas från alla länder.
Försändelsens uppföljningsuppgifter i realtid förmedlas utanför EU eller EES-området när den aktuella försändelsen antingen skickas eller mottas i ett land utanför EU eller EES-området. Vid dataöverföringen förmedlas i regel inga personuppgifter till länder utanför EU eller EES, utan endast registreringsuppgifter som anknyter till försändelsekoden (försändelsekod, tidpunkt, registrerare), om inte lagstiftningen eller internationella avtal kräver annat. För varuförsändelser till bland annat USA måste man leverera avsändarens och adressatens uppgifter för förtullningen samt uppgifter om försändelsens vikt och innehåll. En sådan dataöverföring sker under de förutsättningar som godkänts i dataskyddslagstiftningen (undantag för särskilda situationer).
I samband med hanteringen av försändelser kan adressuppgifterna även ses av de utdelningsföretag som fungerar som Postis underleverantörer eller samarbetspartner som sköter Postis verksamhetsställen.
På grund av det tekniska genomförandet av behandlingen av uppgifterna finns en del av uppgifterna fysiskt på utomstående underleverantörers servrar eller enheter, där de behandlas med hjälp av en teknisk anslutning. Då kan personuppgifter överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. En förutsättning för överlåtelse och överföring av uppgifter äratt de företag, myndigheter och organisationer som mottar och behandlar uppgifter har ingått ett avtal med Posti som innehåller standardbestämmelser som antagits av EU-kommissionen och som säkerställer att uppgifterna behandlas lagenligt.
Uppgifterna är säkra
Posti förvarar uppgifterna i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta och bevakade lokaler och endast vissa personer som utsetts på förhand har tillgång till uppgifterna.
De pappersverifikat som innehåller överlämnandeuppgifter som insamlats av adressaterna vid överlämnandet levereras omedelbart i förslutna kuvert för arkivering i enlighet med en datasäkerhetsreviderad process.
Postis personal och underleverantörer samt de personer som hanterar arkiverade uppgifter om försändelseleveranser är bundna av tystnadsplikt i fråga om vad de i sitt arbete har fått veta om kunden eller kundens ärenden.
I internettjänsten för försändelseuppföljningssystemet i realtid som är avsedd för avsändare och adressater kan uppgifter endast sökas med en exakt, specificerad försändelsekod och endast händelseuppgifter rörande försändelsens gång är tillgängliga, inte personuppgifter rörande avsändaren eller adressaten. Sökning av uppgifter om försändelseleveranser kan inte göras med adressatens eller avsändarens namn- och adressuppgifter.